[Case Study]
김 팀장은 요즘 자신의 집중력이 예전만 못하다는 생각이 든다. 그런데 팀원들은 자신보다 집중력이 더 떨어지는 것 같아 답답하다.
팀원들은 아침에 출근하면 한참 동안 티타임을 가지고, 책상 앞에 앉아서도 본격적으로 업무에 몰입하지 못한 채 오전 시간을 보낸다. 11시가 되면 어디서 점심을 먹을지 얘기하다가 11시 30분에 사무실을 나간다. 점심시간이 지나면 잠깐 업무에 집중하는 듯하지만, 회의와 미팅에 쫓기느라 정작 팀이 진행하고 있는 프로젝트에 집중하지 못한다.
어떻게 하면 팀원들이 업무에 집중할 수 있을까? 팀장으로서 팀원들의 업무 집중을 위해 도움을 주고 싶다.
[HBR 리더십 솔루션]
집중 못하는 직원들을 위한 7가지 방법
데이비드앨런컴퍼니의 설립자 데이비드 앨런(David Allen)과 마스터 트레이너 저스틴 헤일(Justin Hale)이 1,600명의 리더와 구성원을 대상으로 업무 집중도에 대해 설문조사한 결과, 구성원의 60.6%가 업무시간 중 1～2시간조차 제대로 집중해서 일한 적이 없다고 한다. 더욱 심각한 것은 응답자의 3분의 1은 집중시간이 10분 이하로 나타났다.
데이비드 앨런과 저스틴 헤일은 연구 결과를 토대로 구성원들이 업무에 집중할 수 있는 7가지 방법을 제시했다.
첫째, 업무를 목록화한다. 리더가 나서서 구성원들이 현재 해야 할 일을 정리하고 작성하도록 지시한다. 업무량 달성현황 등 구성 원들이 자기 업무를 챙길 수 있도록 관리하는 것이다.
둘째, 커뮤니케이션 채널을 정확히 안내한다. 구성원들이 하나의 일에 집중하지 못하는 이유는 조직의 커뮤니케이션 채널이 너무 많거나, 채널을 통해 들어온 것들을 모두 소화해야 한다는 부담 때문이다. 채널마다 어느 정도로 관리해야 할지 모르면 부담이 더 가중된다.
셋째, 안 되면 안 된다고 말할 수 있어야 한다. 구성원들이 과부하나 번아웃 상태라고 편하게 말할 수 있는 분위기가 되어야 한다
넷째, 불필요한 회의는 하지 않는다. 오늘 무슨 일을 했는지 돌아보면 대개 회의 말고는 기억나지 않을 정도로 회의가 너무 많다. “팀장인 내가 책임질 테니 명확한 어젠다가 없는 회의에는 참석하지 마세요”라고 말한다.
다섯째, 생산성 있게 일한다. 구성원과 1대1로 주간미팅을 할 때 ‘바쁘게 잘 지내나요?’라는 식의 모호한 질문을 해서는 안 된다. 그 대신 시간과 자원이 충분한지, 더 필요한 것이 있는지, 하고 싶은 일을 하고 있는지 물어본다. 바쁘게 일하는가가 중요한 게 아니다. 일의 목적을 달성하기 위해 생산적으로 일하고 있는지를 파악해야 한다.
여섯째, 한 번에 하나씩 집중해서 일한다. 집중해야 하는 날짜나 시간을 지정해서 ‘방해금지’를 선언한다.
일곱째, 구성원의 집중시간을 지켜준다. 채팅 창이나 일정표에 ‘집중시간’이라고 적혀 있다면 그 시간에는 절대 방해하지 않는다. 리더라고 해서 예외적으로 집중시간을 방해하는 순간, 모든 구성 원들이 똑같이 서로를 방해하는 참사가 발생한다
[리더십 인사이트]
리더십 전문가 벤 호로위츠(Ben Horowitz) 는 구성원들이 업무 에 몰입할 수 있는 분위기를 만드는 것이 중요하다고 강조한다.
김 팀장은 팀원들이 업무에 집중할 수 있도록 몇 가지 기준을 세우고 팀원들에게 공유했다. 두 달 정도 지나자 팀원들이 업무에 집 중할 수 있었고, 업무 분위기도 다른 팀이 부러워할 만큼 바뀌었다. 김 팀장이 팀원들과 함께 실행했던 내용은 다음과 같다.
1) 팀의 업무 집중시간을 만든다
오전 9시 30분부터 11시 30분까지는 개인의 미처리 업무나 전 날 진행하던 일들을 계속하도록 했다. 이처럼 오전은 오롯이 개인 업무시간으로 정했다. 김 팀장도 오전에는 회의를 잡지 않았고, 팀원들에게 연락하지 않았다. 자기 자리에서 일하든, 스마트 오피스 처럼 이동식 자리에서 일하든 각자 알아서 일하도록 했다. 그러자 팀원들의 업무 집중도가 놀랍게 좋아졌다. 김 팀장도 자기 일에 더 집중할 수 있었다.
2) 회의나 미팅은 명확한 어젠다로 진행한다
회의에서는 반드시 어젠다를 확인하는 습관을 들였다. 팀원들의 회의 참석 여부는 문자나 메신저로 확인하고, 굳이 참석하지 않아도 되는 회의에는 들어가지 않고 회의록을 공유하도록 했다.
3) 팀 차트를 만든다
팀 차트(Team-Chart)를 활용해 누가 언제까지 어떤 일을 하고 있는지 주간회의 시간에 공유했다. 이를 통해 지금 누가 많이 바쁜지, 누가 도움을 줄 수 있는지도 확인할 수 있었다. 바쁜 팀원에게는 집중할 수 있도록 배려해 주는 분위기가 만들어졌다.
4) 업무 다이어리를 공유한다
김 팀장은 자신의 업무 다이어리를 공유하고, 팀원들도 업무 다이어리 쓰는 노하우를 팀장에게 배웠다. 오늘 처리한 것은 완료(∨) 표시를 하고, 아직 처리되지 않은 것은 세모(△) 표시를 했으며, 오늘 하려고 했으나 시작하지 못한 것은 참고(※) 표시를 해서 다음 날 처리했다.
김 팀장의 변화된 행동에 팀원들의 업무 몰입도가 높아졌다. 모두 바쁘게 일하는 것이 아니라, 해야 할 일을 계획적이고 구체적으로 시한을 정해놓고 할 수 있었다. 업무에 몰입할 수 있는 분위기가 만들어지자 일의 효율성과 생산성이 높아졌고 협업을 통해 시너지 효과가 극대화되는 결과를 얻었다.