팀원과 업무 성과에 대한 커뮤니케이션을 할 때 매우 힘듭니다. 일을 잘하는 직원과 못하는 직원에게 말하는 방법이 달라야 한다고 생각합니다. 하지만, 매번 같은 기준을 바탕으로 커뮤니케이션을 하다 보니 상대적으로 역량이 떨어지는 직원들의 감정이 상하는 것이 보입니다. 아무래도 역량이 좋은 직원과 비교하게 되니까요. 성과와 역량에 따라 커뮤니케이션하는 방법을 알려주세요

<실제 사례 연구>

“임 과장님, 지난번 프로젝트 결과가 좋지 않네요. 왜 그랬나요?”

“팀장님, 프로젝트가 혼자 감당하기에 범위가 넓었고, 업무 자체가 버거웠습니다.”

“그렇다면 미리 이야기를 했어야지, 말도 안 하고 그렇게 엉망으로 해 놓으면 어쩌라는 겁니까? 옆 팀 오 과장은 비슷한 규모의 프로젝트인데도 좋은 결과를 만들었잖아요. 저한테는 임 과장의 말이 핑계로밖에 들리지 않는데요.”

<이 문제, 어떻게 해결하면 좋을까?>

입사 연도나 직급이 같은 직원들이라도 똑같은 역량을 기대할 수는 없습니다. 따라서 리더는 직원의 역량에 따라 커뮤니케이션을 다르게 해야 합니다.

역량이 떨어지는 직원들에게는 직접적으로 메시지를 제시하여, 이를 바로 실행할 수 있도록 도움을 줘야 합니다. 몇 가지 대안을 주고 그 안에서 선택할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.

반대로 역량이 높은 직원에게는 일일이 설명하기보다는 적절한 비유를 사용하고 질문을 많이 해서 문제의 핵심과 답을 스스로 깨달을 수 있도록 이끌어주면 더 큰 성과를 냅니다.

– 고성과 직원 동기 부여법

1. 성공의 원인에 대해 말하게 하고, 성공 경험을 뒤돌아 보게 합니다. 그러면 스스로 성찰함으로써 깊은 통찰을 가질 수 있습니다.

2. 잘한 이유와 방법을 강조하면 성공 요인이 강화되는 효과를 얻을 수 있습니다. 이렇게 동기를 부여하되, 성공의 굴레에 빠지지 않도록 추가적인 보완을 할 수 있는 여지를 줍니다.

3. 일을 잘했기 때문에 하는 단순한 칭찬이나 격려가 아니라, 성공에 중요한 기여를 했음을 느낄 수 있는 의미 있는 피드백을 합니다. 이는 추후 더 큰 일을 할 수 있는 힘이 됩니다.

– 저성과 직원 동기 부여법

1. 스스로 문제를 해결하는 힘을 기를 수 있도록 다양한 교육 기회를 주고, 업무가 진행될 때마다 함께 모니터링함으로써 실수하지 않도록 도와줍니다.

2. 성과가 나지 않는 직원들에게는 나름의 이유가 있습니다. 무조건 나쁘게 판단하지 말고, 그 이유를 파악하면서 발전할 수 있는 팁을 계속 제공해주는 것이 좋습니다.

3. 더 좋은 성과를 위해 필요한 것이 무엇인지 직접 말하게 합니다. 저성과자들은 대부분 일을 잘하고 싶어 하지만, 노하우나 프로세스를 모르는 경우가 많습니다. 그러니 궁금한 점을 언제나 물어볼 수 있도록  하고, 힘들고 어려울 때마다 리더가 도와줄 것이라는 의지와 신뢰를 보여주어야 합니다.

4. 피드백을 줄 때는 무엇을 어떻게 개선해야 하는지에 대한 구체적인 의견을 제시합니다. 저성과자들은 질책 받을 때가 많으므로 무조건 비난하거나 질책하기보다 지금보다 더 잘할 수 있는 방법에 대해서 꾸준히 말해주어야 합니다. 잘못한 것에 대한 사실을 지적하되, 앞으로 실수하지 않고 일할 수 있는 방법과 마인드 컨트롤 방법까지 지도해줄 수 있어야 합니다.

역량과 성과가 교차되는 직원들과도 커뮤니케이션하는 방법이 각각 달라야 합니다.

1. 저역량 – 저성과 직원: 컨설팅Consulting

부하 직원의 현 수준을 명확히 알려줍니다. 업무 성과가 낮은 원인이 무엇인지 함께 분석하고 목표 달성을 위한 활동과 기간을 정해서 지속적으로 중간 점검을 합니다. 역량과 성과가 모두 떨어지기 때문에 학생을 가르치듯 성장할 때까지 꾸준히 관리해줘야 합니다.

2. 고역량 – 저성과 직원: 카운셀링Counseling

가급적 질문으로 부하 직원 스스로 자신의 일을 인지할 수 있도록 유도합니다. 업무 수행 과정에서의 어려움이나 고민을 확인하여 그들이 생각하는 목표 달성 방안을 듣고, 방향성 중심의 조언을 제공합니다. 역량은 충분하나 성과가 떨어지는 경우이므로 직원들이 궁금해하는 지식이나 기술에 대해 자세히 알려주고 성과를 낼 힘을 스스로 키울 수 있도록 도와줍니다.

3. 저역량 – 고성과 직원: 티칭Teaching

업무 수행 과정에서 발견된 직원의 부족한 점을 명확히 전달하고 성과 유지와 향상을 위해 보완해야 할 사항을 구체적으로 설명합니다. 이런 직원들은 열심히 해서 좋은 결과를 내기 때문에 난이도가 높은 일이 주어지면 성과가 떨어질 가능성이 큽니다. 따라서 낮은 역량을 끌어올리기 위한 구체적인 가르침이 필요하며, 효과적으로 일할 수 있는 방법을 같이 고민해야 합니다.

4. 고역량 – 고성과 직원: 코칭Coaching

직원 스스로 목표를 명확히 인식하고 책임감을 갖도록 독려하고, 목표 달성을 위해 지속적으로 노력할 수 있도록 격려합니다. 이들은 가만히 둬도 알아서 잘하는 인재들입니다. 다만 방향성이 틀릴 수 있으므로 지금보다 더 좋은 인재가 될 수 있도록 코칭을 실시합니다. 어떻게 해야 지금보다 더 훌륭한 인재가 될 수 있을지 질문을 통해 스스로 생각하게 하고, 문제 해결도 스스로 하도록 도와주는 것입니다. 새로운 역량을 개발하기 위해 지속적으로 지원해주고 창의적인 아이디어가 나오면 실행할 수 있도록 여건을 마련해줍니다